Sistema de Gestión de Calidad

Este es un pequeño resumen acerca de lo que trata un Sistema de Gestión de Calidad el cual puede ser implementado en cualquier organización de cualquier rubro, industria o sector. para mayor información pueden verificar la ISO 9001:2015.

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Un Sistema de Gestión de Calidad es un conjunto de actividades, procesos, dinámicamente relacionadas para alcanzar la satisfacción de las necesidades y expectativas del cliente.

VENTAJAS DE UN SGC
Las ventajas de implementar un SGC son muchas de las cuales podemos destacar las siguientes:

1. Potenciar la imagen de la empresa para los clientes tanto los actuales como los potenciales.
2. Mejorar la calidad de nuestros productos y servicios.
3. Mejora nuestro sistema de trabajo: podremos ser más eficientes y eficaces, es decir, mas competitivos.
4. Incrementar la satisfacción de los clientes.
5. Incrementar la satisfaccion y motivacion de todos los que conforman la empresa.
6. Intercambio de conocimientos Know How.
7. Estandariza la forma de realizar las cosas.
8. Simplificar la interacción y comunicación entre los distintos departamentos o áreas de la empresa.

ALCANCE
Al ser implementada en una organización, la misma debe determinar el alcance del sistema, es decir, si afecta a todas los procesos de la organización o solo a un proceso específico de la misma (por ej. Solo a los procesos referidos a la facturación de la organización, solo a la cadena de suministros de la organización o a todos los procesos de la organización).

POLÍTICA
Es una información que contiene la intención de la alta dirección respecto a todas las partes interesadas, además se define el propósito de la organización, marco de referencia para los objetivos (no los objetivos), compromiso de cumplir tanto los requisitos de la norma ISO como las leyes que rigen el sector y el compromiso de una mejora continua del SGC.

Según la ISO 9001 especifica que la política debe estar documentada, es decir que sea una información que tenga un medio de soporte, ya sea digital o físico.

TIPOS DE DOCUMENTOS
Existen diferentes tipos de documentos que deben ser implementados dentro del alcance del SGC:

• Política: Además de la Política exigida por el SGC la organización también puede definir políticas específicas para cada área (por ej.  área de adquisiciones, contabilidad, logística, etc.)
• Reglamentos: La organización puede definir reglamentos para distintas áreas, como ser el uso de uniforme de trabajo, uso del estandarte de la organización, comunicación de la organización, etc.
• Procedimientos: Todas las actividades, procesos y tareas que se encuentren dentro del alcance del SGC, deberán ser documentados, identificando las entradas (recursos), actividades u operaciones, responsable de las actividades, y los documentos referentes al mismo si es que existen.
• Formulario: Documento necesario para el control de las actividades u operaciones de un proceso, el cual una vez llenado se define como registro de la actividad u operación.
• Instructivo: Aquellas tareas específicas que deben ser detalladas para una mayor comprensión.
• Anexo: Cualquier documento externo que ayude a la comprensión la información que maneja la organización.

Todos los tipos de documentos pueden hacer referencia a otro tipo de documento, es decir, un procedimiento puede hacer referencia a una política, reglamento o a otro procedimiento.

Los tipos de documentos instructivo, formulario y anexo siempre dependeran de un procedimiento.

AUDITORIAS
La ISO 9001 especifica que la organización debe realizar auditorias internas y externas, con el fin de verificar la eficacia del SGC.

• Auditoría Interna: Funcionarios de la organización que han sido certificados como auditores internos de la norma ISO 9001, deberán auditar los procedimientos de otras áreas ajenas a la que pertenecen, es decir, a un funcionario del área en cuestión. En la auditoria interna, los auditores verificarán el cumplimiento de los procedimientos, es decir, verificaran si lo que esta escrito en los procedimientos se realiza, y podrán exigir que registros de las actividades que el auditado a realizado. Por lo general, la auditoría interna se realiza una vez cada gestión.
• Auditoría Externa: Auditores externos certificados por la ISO 9001, deberán auditar todos los procedimientos que se encuentran dentro del alcance del SGC. de la misma forma que la auditoría interna, los auditores podrán exigir cualquier documentación para validar el cumplimiento de los procedimientos. Existen dos tipos de auditoria externa.
• Auditoria de Seguimiento: Auditoria para verificar el cumplimiento del SGC.
• Auditoria de Recertificación: Auditoría más extensa con el objetivo de certificar nuevamente el cumplimiento e implementación del SGC. La organización, al no cumplir con los requisitos obligatorios (No Conformidad) de la ISO 9001, deberá atender las mismas en un tiempo determinado por el auditor u organización certificadora para poder nuevamente ser certificada o retirar la certificación de la organización.

NO CONFORMIDAD

Una no conformidad se da cuando la organización no cumple uno de los requisitos obligatorios de la ISO 9001. La organización debe reaccionar ante la no conformidad y aplicar las acciones correctivas y preventivas necesarias para atender la misma.

POTENCIAL DE MEJORA

Hallazgo evidenciado por cualquier persona y que es informado al personal de SGC, que puede mejorar la efectividad de un SGC o eliminar, reducir un riesgo, es decir, cualquier proceso dentro del alcance del SGC.

ACCION CORRECTIVA

Una acción correctiva es necesaria para mitigar, eliminar o reducir el riesgo o no conformidad encontrada.

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

La alta dirección debe revisar el SGC para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación de la estrategia de la organización. Esto es importante ya que la alta dirección debe demostrar un compromiso con la organización a través de esta revisión.

Por lo general, la revisión por la dirección, es una reunión en la cual el personal encargado, auditores, y la alta dirección se reúnen para verificar los resultados de las auditorías internas,externas y en base a los mismos tomar decisiones para mejorar el SGC.

La información de entrada para la reunión por lo general son las siguientes:

• Estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas.
• cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertintentes al SGC.
• Información sobre el desempeño y la eficacia del SGC.
• Cambios en la gestión de recursos.
• Eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades.
• Las oportunidades de mejoras.
• Resultados de auditorías internas y externas pasadas.

La información de salida de la reunión en cuestión, por lo general es la siguiente:

• Nuevas oportunidades de mejora.
• Cambios en el SGC.
• Nuevas necesidades de recursos.